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とらぬたぬきの皮算用

普段のなんでもないことも、技術的なことも、趣味のことも書いてしまう雑食です。

ポモドーロテクニックとEvernote

ポモドーロ

http://instagr.am/p/HH4N_/

前回の記事で紹介した「ポモドーロテクニック」ですが、自分がどのように実施しているかをご紹介していきます。

ポモドーロのおさらい

ポモドーロテクニックとは、タスクに対する見積もりの最小単位を1ポモドーロ(25分)と定義し、1ポモドーロが完了するごとに5分の休憩をとり、タスクへの集中力を高めていこう。という手法のものです。

さらにこれら自分の見積がどれほど正確だったか、自分のタスクを邪魔するものはなにか。を定期的に振り返っていくことで、さらに効率よくタスクをこなしていこうとするのが主の目的です。

用意するもの

よく紹介されているのは、紙とペンとタイマーを用意しろ!だなんて言われていますが、エンジニアたるや、そんなアナログな方法を使ってられるか!

ってことで、ポモドーロを実施するにあたり用意していただきたいのは、

  • タイマー
  • Evernote

この二つです。 タイマーについては、僕はVitaminRというMacのアプリケーションを使用していますが、その話はまた後ほど。ひとまず25分のカウントダウンができるタイマーがあれば良いのです。

ポモドーロ概要

まずは、ポモドーロの大まかな流れを挙げていきます。

  1. アクティビティ在庫シートを作る
  2. アクティビティをポモドーロで見積もる
  3. 今日のタスクを決定する
  4. 一日のタスクを完了する
  5. フィードバックを行う

この流れで、ポモドーロを運用していきます。

アクティビティ在庫シートを作る

このへんは、おなじみ。

ひたすら自分のすべきタスクをリストアップしていきます。 ここで気をつけなければいけないのは、(大雑把でいいのですが)挙げていくタスクが8ポモドーロ以上にならないようにします。

もし、どうしても8ポモドーロ以上のタスクになってしまう場合には、まだ分割可能なタスクである可能性が非常に高いです。

きっと一度に完結しなくとも、別々のフェーズで完了できるくらいにタスクを分割しましょう。

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アクティビティをポモドーロで見積もる

さて、挙げたリストに対して見積もりを行っていきます。

Evernoteには、ちょうどいいことにチェックボックスがおける様になっているので、1チェックボックス1ポモドーロとして、タスクのヨコにチェックボックスを置いていきます。

たとえば、ブログの記事を書く。というタスク。 下調べをしたり、画像を用意したり、校正をしたりすれば、自分ではざっと3ポモドーロくらいかな。。。

みたいな感じでざざっと見積もっていきます。

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ここで重要なのは、自分を過大評価するでもなく、過小評価するでもなく、素直に見積もることです。どれだけ真摯に自分の能力に見合った見積ができるかで、以後自分の見積能力の制度が上がっていくわけです。 見栄を張って、少ない見積もりを出したところで、約束が守れなかったり、品質が低くなってしまった場合に相手に与えるガッカリ感は得も言われないですよね。。。

ということで、素直に見積もってください。

不正確だったとしても問題はなくて、後でやってくるフィードバックフェーズでその見積もりの精度を高めていけば良いのです。

今日のタスクを決定する

さて、アクティビティ在庫シートが作り終わり、例えば出社したときに、どのタスクを今日完了させるかを考えつつ、一日のタスクシートへと落としていきます。

一日に8時間仕事をするとして、単純計算すれば16ポモドーロは消化できる!と思いますよね!?

が、しかし。一日に意外とそんなにタスクを消化できないんです。。

25分間集中してタスクに取り組んで始めて1ポモドーロが完了したとして、チェックをつけることができるのです。

どうしてもやらなきゃいけない割り込みタスクが入ってきたり、どうしてもタスクとは関係ないコミュニケーションが必要になったときに、そのポモドーロは破棄しないといけないのです。

人にもよると思いますが、僕は個人的に一日8ポモドーロくらいを自分のコミットメントとしています。コミットしているのだから、そのタスクは今日中に完了することを僕自身の中で保証していますし、もちろん時間が余れば、他のタスクにとりかかればよいのです。

無理やりタスクを詰め込んだ暁にあるのは残業の嵐ですよね。そんなタスクシートを朝に組んでしまったら、果たしてどれほどのやる気がでるでしょうか。。。 プロジェクトの状況によっては、どうしても残業してでも完了しないといけないタスクが発生することもありますが、それは、あくまでどうしてもの場合に収めておくほうが良いでしょう。

そうでないと、きっとポモドーロテクニック自体も定着しないし、タスクシートを見るのすらイヤになってしまうでしょう。せっかく効率よくタスクをこなしていくこのテクニックが嫌いになってしまうのは勿体無いことです。

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タスクを完了する

今日のコミットメントを行ったら、早速タスクに入っていきます。

タイマーを25分にセットし、タスクに集中していきます。問題なく25分間を集中できた場合には、チェックボックスにチェックを付けていきます。

もしタスクが完了しなかった場合には更にそのタスクに対する見積もりを行っていきます。

私の場合はチェックボックスのヨコにカッコ()を足して更に必要なポモドーロを付け加えます。それでも見積が甘く、タスクが伸び伸びになる場合にはさらに別のカッコの間に必要なポモドーロ分、チェックボックスを加えます。

そして、無事にタスクが完了したら、打ち消し線をひき、タスク完了とします。

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もし、ポモドーロの途中で割り込みが発生したり、タスクを実行している間に、別のやらなければいけないことを見つけてしまったときには、同じノートの下に箇条書きでメモを残しておきます。そのタスクについては、また後で考えるとして、タスク実行中はそのタスクに集中するようにします。

ポモドーロを中断してでも、やらなければいけないタスクが発生してしまった場合には、そのポモドーロを破棄することにしましょう。

ときにはポモドーロ中に、メールを見てしまったり、ブログを見てしまったりしてしまう時があります。そのときにはタスクのヨコに ' を加えるなどして、何にタスクを邪魔されてしまったのかを覚えておくようにすると、フィードバックフェーズでどれほど集中できたのかが分かるようになります。

僕自身も、ポモドーロを始めた最初のほうは、メールの着信音に反応してついつい、メールを見てしまったり、調べ物をしながら社内ブログを見てしまっていたりしました。でも、そういう横道に逸れることを意識をしていくことで、徐々に徐々にタスクに集中していけてる感じがしています。

5分間の休憩を

ポモドーロをやっていると、めちゃくちゃ集中しているときにポモドーロが終了し、5分の休憩をしなければいけないのが煩わしく感じることがあります。

しかしながら、どれほど自分が最高の状態でやっていても、5分の休憩を取ることに意義があるのではないかと、最近感じるようになりました。(以前は感じてなかったw) 絶好調にどうやって実装すべきかが見えていて、そこに向かって猪突猛進している状態から、一度強制的にそのシチュエーションを離れることで、もう一度全体を俯瞰して、作業に戻れるチャンスをもらえます。そのコースが正しければ、再度進めばよいし、どうやら間違っていそうだ。ということが分かればタスクの進路を変えることも可能なのです。

集中してるから、引き続き。。。と思わず5分の休憩をきちんととるのも、このポモドーロテクニックの成功の秘訣だと思っています。

フィードバックを行う

さて、一日が終わったときに自分のタスクの見積がどれほど正確だったか。また、実際に自分が1日に処理できるポモドーロはどれくらいだったかを計算していきます。

このフェーズを積み重ねていくことで、よりタスクに集中できるようになり、より一日に自分ができるタスクが見えてきます。

ポモドーロテクニックは誰かに見せるものではありませんが、自分がタスクに最高に集中する状態を作り、自分がどれほどタスクを消化できるのを知り、気持よく仕事を進めていくための便利な指標となると思います。

ここで書いたのは、ポモドーロテクニックのうちのほんの少しのことですが、実施していくことで、この時間管理の良さが見えてくるのではないかと思います。

長くなってしまいましたが、記事は以上です。そのうち、使っているツールについてご紹介しますー。

ポモドーロが気になったあなたへ

ポモドーロテクニック本家

http://www.pomodorotechnique.com/

日本語の書籍

アジャイルな時間管理術 ポモドーロテクニック入門

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