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とらぬたぬきの皮算用

普段のなんでもないことも、技術的なことも、趣味のことも書いてしまう雑食です。

Evernoteで名刺を整理 w/ SHOT NOTE

雑記


みなさん、名刺ってどうやって管理してるんでしょうか。
名刺を交換した日やその人と話したことなどを名刺にメモしたりして、丁寧に”あいうえお”順にならんだファイルに入れたりして、整理してるんでしょうか。


私は交換しても名刺入れにいれっぱなしだったり、家に帰ったらいつも名刺を保管しているところに置きっぱなしだったり。とてもじゃないですが、必要なときには探しにくい。それでも何とかなってきたんですが、年もあけたことだし、整理してみようかなと思いまして。

どんな方法があるか

調べてみると、最近はEvernoteでの保存が流行っている模様!
Scansnapというスキャナーを使用して取り込み、アップする方法(こちら)。確かに綺麗に取り込めているし、整理方法としては最善策のような気がします。ただ、スキャナーが高いw さすがに名刺を管理するだけでこの機械は買い難い。他にもスキャナーを使いたい理由があれば、別ですが。。

iPhoneとカメラスタンドを使いつつ、Evernoteに写真をアップする方法もありました(こちら)。
コレならカメラスタンドを持っていれば、使えそう!
とはいえ、スタンドをセットして、写真を撮って、ノートの内容を編集して、アップというのもやや手間な気がします。

SHOT NOTEを使ってみた

コストも最小限に、でも楽にEvernoteで名刺管理をしたい。
ここで机の上でホコリをかぶっていたSHOT NOTEを使ってみてはどうかと、思ったんですね。

キングジム ショットノート Sサイズ 白 9100シロ

キングジム ショットノート Sサイズ 白 9100シロ


コストはわずか300円。このノートとiPhoneアプリSHOT NOTE(無料)を使用すれば、ある程度適当な位置から写真を撮っても、アプリが自動補正をかけて正面から写真をとったような絵にしてくれます。


これで、上で挙げたようなカメラスタンドを使わなくても、写真をバシバシ取れます。
かつ、Evernoteへの投稿機能も付いているので、このアプリ一本で名刺管理を完結できます。

また、更にコイツを使ってEvernoteに投稿するメリットはこちら

  • ノートに撮影日を書けば、OCR認識で整理した日付の管理ができる
  • Evernoteのタグと同期しているので、タグ管理もらくちん!
  • Evernoteのどのノートブックに名刺データを突っ込むのかをプリセットできる
  • 写真の明るさが調整でき、写真を撮った後にある程度データの補正が可能

などなど。このEvernoteとSHOT NOTE。こいつたちがいれば、名刺管理も手頃そうです。

Evernoteへの投稿の極意

管理手段はこれまでの流れで決まりましたが、Evernoteにデータを取り込んだ後、いかに情報を引き出しやすくするかが、非常に重要です。


まずは、”名刺”と名付けたノートブックを作成します。Evernote自体への準備はコレでOK!
続いて、早速名刺を取り込み始めます。SHOT NOTEの1ページを切り離し、日付を記入。
その後、取り込みたい名刺をノートの上に置きます。 ここでやや問題となるのが、名刺の裏面を保存することを考えていないこと。とはいえ、表と裏で情報が大きく異なる名刺も珍しいかと思います。情報を残しておくだけなら、表だけを保存しておけばよいかなと。


で、アプリで写真を撮ると、こんな感じ。

  • タイトル

タイトルには個人名を入れておくのですが、ここでミソとなるのは、個人名の頭文字を入れておくことです。
これをしておくことでブラウザや、アプリからEvernoteを見たときに”あいうえお”順でデータを探すことができます。ノートブックはひとつだけにしたのはこの理由です。

  • タグ

ここでは会社名や役職、職種、名刺を交換した際のセミナー名など、その人を思い出す際に必要な属性を入れて置くとよいでしょう。
また、タグに関しては右のボタンから過去に入力したタグを選べるので、この手法を使えば使うほど入力は楽になっていきます。

  • 日付

コレはSHOT NOTEに書いてあるので自動で入力されます。


ここまで編集したら、保存です。
次の画面で写真の明るさを補正して、Evernoteに投稿して完了です!
(事前にアプリ内でEvernoteのアカウント同期、投稿するデフォルトのノートブックなどの設定を行ってください)

投稿後、その人に関するコメント等を追記したい場合にはEvernoteから編集を行ってみてください。

ある程度、名刺の整理すると見栄えがしてくるものです。

タイトルに頭文字を入れておくことで、iPhoneアプリではインデックスが表示され、よりあいうえお順で人を探し出し易くなります。また、Evernoteの検索機能からも検索できますね。またブラウザから見ても、インデックスが表示されるわけではないのですが、タイトル順にソートをすれば必然的にあいうえお順になるので、検索はしやすいです。

まとめ

以上の方法で名刺管理をしていくと、溜まった名刺を綺麗に整理しつつ、いつでもどこでも名刺の参照ができるようになります。名刺を交換したときには即日整理。コメントも付け加えておきながら、挨拶のメールを送るなどすれば、立派なビジネスマンになれそうです。

コストも低く、比較的手軽に管理もできる。みなさんも名刺管理に困っていれば、ぜひ試してみてくださいー。

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